3.8 Memilih peralatan kantor dalam kegiatan administrasi

3.8 Memilih Peralatan Kantor dalam kegiatan administrasi  

SMK IPTEK JAKARTA

Oleh Yati Octavia S.Pd

Materi Ajar :

3.8 Memilih Peralatan Kantor dalam kegiatan administrasi

4.8. Menggunakan Peralatan Kantor dalam kegiatan administrasi

1. Pengertian Peralatan Kantor

2. Jenis-Jenis Peralatan Kantor

3. Memilih Peralatan Kantor dalam kegiatan Administrasi

11

A.  Pengertian Peralatan Kantor 

        (Office Equipment) adalah Alat-alat atau perlengkapan-perlengkapan yang dipakai dalam kantor guna kelancaran perusahaan dalam melakukan/ melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasinya. 

    Peralatan adalah barang yang berbentuk alat untuk digunakan dalam mendukung pekerjaan. Dicatat sebagai fixed asset (aktiva tetap) Contoh peralatan adalah: Mesin, kendaraan, komputer, dll.

    Perlengkapan adalah barang yang digunakan sebagai pelengkap dalam mendukung suatu pekerjaan agar berjalan dengan baik. Tujuan utama adalah melengkapi bukan mendukung kegiatan, jadi tanpa ini pun usaha tidak akan terhambat. Contoh perlengkapan adalah: kertas, pensil, pulpen, penghapus, tinta, dll.

Peralatan Kantor (Office Equipment) antara lain :

1.     Kendaraan Kantor

2.     Mesin ketik

3.     Komputer

4.     Printer

5.    Almari Kantor / Filing Cabinet

8.     Mesin hitung / kalkulator

B.  Berbagai Jenis Perlengkapan Kantor dan Fungsinya

Peralatan-peralatan kantor dan fungsinya sangat beragam. Ada yang berupa barang-barang berbentuk kecil, barang yang sering digunakan, barang cepat habis, hingga barang-barang yang tidak terlalu mahal tapi harus ada di kantor. Office Stationary adalah nama lain dari perlengkapan kantor, dan inilah fungsi alat-alat tersebut.

1.                  Kertas

Kertas adalah perlengkapan kantor paling dibutuhkan. Biasanya ini digunakan untuk menulis, mencetak dan menggambar. Kertas hampir menjadi kebutuhan pokok sebagai penopang aktivitas kantor. Jenisnya yang paling umum adalah HVS (Houtvrij Schrijfpapier), F4 / Folio yang masing-masing punya ketebalan 70 hingga 100 gram.

 2.    Pulpen, Pensil, Tipe-X dan Penghapus

Pulpen, Pensil dan penghapus adalah beberapa jenis peralatan kantor yang juga harus selalu ada. Pensil digunakan untuk sarana menulis, menggambar, menuangkan ide atau gagasan di atas kertas dan mudah dihapus. Sedangkan, pulpen memiliki fungsi untuk alat tanda tangan dan lain sebagainya. Jika diperlukan Tipe-X adalah penghapus pulpen.

 3. Penjepit Kertas

Beberapa peralatan-peralatan kantor dan fungsinya memang sangat beragam banyak dan jumlahnya. Salah satunya adalah penjepit kertas atau paper-clip yang memiliki ukuran kecil hingga sangat besar yang beragam warna dan mudah dilepas. Perlengkapan kantor ini berguna

4.              4.  Printer dan Tinta Printer

Ada printer harus ada tinta dan kertas untuk proses mencetak file yang diperlukan. Untuk jenis tinta bisa berwarna dan hitam yang disesuaikan dengan kebutuhan. Macam-macam printer dan tinta sendiri saat ini ada banyak sekali ragamnya. Sedangkan, untuk warna tinta sendiri ada warna dasar CMYK (Cyan, Magenta, Yelow, Key/Black). Bila memang kebutuhan printer sangat tinggi sehari-harinya, maka printer suntik sangat cocok untuk digunakan. Hal ini akan memperlama habisnya tinta printer.

5.    Memory-Card, Flashdisk dan Eksternal Harddisk

Semua peralatan-peralatan kantor dan fungsinya sangat beraneka, begitu juga dengan alat-alat penyimpan digital tersebut. Semua alat tersebut berfungsi untuk pemindahan data-data digital dengan kapasitas berbeda-beda dari komputer satu ke komputer lainnya. Flashdisk adalah salah satu benda yang sangat diperlukan oleh perkantoran saat ini. Karena dengan flashdisk perpindahan data dari komputer satu ke komputer lainnya menjadi lebih mudah dan cepat. Anda pun dapat mindahkan data berukuran besar dengan jenis data yang beragam.

6.    Stopmap, Amplop dan Ordner

Amplop adalah perlengkapan kantor dengan fungsi sebagai branding perusahaan. Amplop biasanya akan didesain menarik agar memiliki kesan sekaligus untuk mengeksplorasi dengan perusahaan pesaing. Sedangkan Stopmap gunanya untuk menyimpan kertas dan dokumen supaya tak terlipat atau tertekuk.

Ordner adalah kotak tempat untuk menyimpan arsip dengan identitas pada tag keterangan ordner. Peralatan kantor ini sering digunakan karena mampu mempermudah pengarsipan dengan skala yang besar. Ordner penting bila Anda memiliki data arsip hard copy dalam jumlah yang besar dan dengan kategori yang beragam.

7.    Stempel

Ada lagi peralatan-peralatan kantor dan fungsinya selain di atas yang tak kalah pentingnya yakni, stempel. Perlengkapan kantor ini sebagai alat pengesahan transaksi dan korespondensi kantor. Stempel punya peran penting yang menunjukkan atau mewakili identitas suatu perusahaan dan alat penguat dalam pertanggungjawaban.

8.                 8. Penggaris, Stapler, Gunting, Perforator, Perekat dan lainnya

Peralatan kantor yang lengkap juga termasuk penggaris stapler, gunting, perforator dan lain-lain. penggaris sebagai alat pengukur yang biasanya digunakan di kantor. Gunting adalah alat kantor yang selalu ada untuk memotong plastik, kertas, kain tali, dan lainnya.Sedangkan, perforator untuk melubangi kertas. Adapun perekat bisa berupa lem atau solatip dan ada lagi alat-alat lainnya.

Perlengkapan-perlengkapan di atas harus selalu ada di dalam kantor. Apapun benda-benda di dalam kantor, sekalipun bentuknya sangat kecil, merupakan alat yang sangat berguna dan memiliki ragam fungsi vital di dalam kantor itu sendiri. Sekian pembahasan mengenai berbagai jenis peralatan kantor dan fungsinya.

C.  Memilih peralatan kantor dalam kegiatan adminnistrasi

Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan, ada 5 macam yaitu :

1.    Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

2.    Peralatan/perlengkapan kantor adalah segenap barang-barang yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor.

Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson adalah:

1)  Baki surat (desk tray)

Kegunaan dari baki surat ( desk tray ) adalah alat untuk menyimpan surat agar surat tidak berantakkan.

2)  Kalender meja (desk calendar)

3)  Mistar (ruler)

Kegunaan dari penggaris adalah untuk mengukur garis dalam melakukan pekerjaan.

4)  Pena (pens)

Kegunaan dari Pulpen adalah alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis.

5)  Tangkai pena (pens holder)

6)  Pensil (pencil)

Kegunaan dari pensil adalah alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis.

7)  Pensil warna (colored pencil)

Pensil adalah perangkat kers yang digunakan untuk mengimplementasikan tulisan atau medium seni yang biasanya dibangun dari grafi dan tanah liat padat, pigmen inti dalam sebuah casing pelindung.

8)  Penghapus pensil (eraser)

Kegunaan dari penghapus adalah untuk menghapus dalam kesalahan tulis menulis.

9)  Kertas isap (blotter)

10)   Gunting

3.      Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dan sebagainya. Macam-macam mesin kantor antara lain:

a.    Mesin tik (type writer)

b.    Mesin hitung (calculating machine)

c.    Mesin pengganda dokumen ( Duplicator/copier)

d.    Mesin dikte (Dictating Machine)

e.    Mesin keperluan surat menyurat (Mailing equipment)

f.     Mesin komunikasi (Comunication Equipment)

4.        Pesawat kantor

Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang membantu kegiatan komunikasi di kantor.

Jenis-jenis pesawat kantor

Jenis-jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di antaranya sebagai berikut.

1)  Interkom

2)  Telepon

3)  Handphone

4)  Switch board

5)  Loudspeaking telephone

6)       Telephone autolering machines

7)       Dictaphone

8)       Teleks

9)   Faksimile

               Alat Bantu peraga (audio visual aids)

Alat Bantu peraga (audio visual aids) adalah alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara pendengar dan penyaji. Contoh – contoh alat bantu peraga:

a.   Tape recorder

b.   VCD/DVD player

c.    Radio

d.    Televisi

e.    Slide projector

f.     Film

g.    Over head projector

h.    Proyektor LCD

i.     Chalk board dan white board

j.     Grafik dll

5.    Interior Kantor

a.    Pengertian Desain Interior Kantor

Desain interior kantor adalah suatu perancangan dan perencanaan interior ruang kantor untuk memecahkan permasalahan yang ada di suatu kantor dengan memperhatikan ergonomi agar menciptakan suatu ruangan kantor yang nyaman untuk di tempati Pengertian lain Desain interior kantor adalah perancangan interior suatu ruang kantor yang ada di dalam suatu bangunan untuk mengatur tata ruang, pergerakan orang, pengaturan furnitur & peralatan kerja, pencahayaan serta dekorasi yang meliputi warna dinding, lantai, plafon dan jendela.

Desain Interior Kantor yang baik adalah yang sesuai dengan jenis usaha/bisnis perusahaan, dan dapat mengangkat citra (image) perusahaan. Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.

Unsur – Unsur Kantor

1.   Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung.

2.   Peralatan, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor.

3.   Personil, orang yang berada & terkait dalam sebuah kantor / gedung.

b.   Tujuan Fungsi Interior Kantor

1.     Merancang untuk mengakomodasi fungsi interior kantor dan kebutuhan bagi pengguna ruang.

2.     Menciptakan atmosfir kantor yang nyaman dan membangkitkan suasana kerja.

3.     Menampilkan citra kantor yang bertaraf profesional dan fasilitas yang memadai.

4.     Menciptakan ruang yang memperhatikan kebutuhan estetika, fungsi dan ruang gerak.

5.     Memenuhi kebutuhan ruang dengan memperhatikan tata letak dan efisiensi dari ruang kantor.

6.     Tersedia sarana dan prasarana untuk menunjang aktivitas kerja yang terjadi di kantor tersebut.

7.     Meningkatkan hubungan antar unit kerja secara optimal.

8.     Menciptakan suasana dalam meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.

9.     Memberikan kenyamanan dan kemudahan kepada klien saat bertransaksi.

c.    Sasaran Fungsi Interior Kantor

1.     Merancang estetika interior kantor tanpa mengurangi nilai – nilai fungsi interior kantor.

2.     Dapat memenuhi tuntutan waktu dan tempat secara efektif.

3.     Dapat mengkomunikasikan citra / informasi yang terkandung dari suatu ruang.

d.   Fungsi Interior Kantor & Warna

Memilih warna cat untuk kantor bertujuan memberi kesan sesuai dengan jenis usahanya atau karakter perusahaan ybs. Anda harus tahu pesan apa yang ingin disampaikan dari warna cat dinding ruang kantor Anda untuk mencapai tujuan atau kesan yang diinginkan. Misalnya fungsi interior kantor bagian penjualan, akan sesuai menggunakan warna oranye atau kuning agar produktif.

e.    Keseimbangan Fungsi dan Estetika Desain           

Desain interior kantor adalah proses yang sangat terstruktur yang melibatkan koordinasi dan kreativitas. Ini mencakup ruang lingkup yang luas dan pada akhirnya harus menyeimbangkan keinginan dan kebutuhan klien.Tidak semua desain bertumpu pada estetika, fungsionalitas ruang biasanya didahulukan karena karyawan harus bekerja di kantor setiap hari.

           f. 4 Cara Meningkatkan Estetika Kantor

Kantor Anda bukan hanya tempat kerja – itu adalah rumah kedua bagi banyak karyawan Anda dan itu adalah keseharian perusahaan Anda ketika karyawan bertemu dengan mitra bisnis saat berkunjung.

Peningkatan estetika kantor tidak hanya akan membantu kantor Anda merasa lebih hidup dan nyaman, tapi juga akan membantu mengurangi stres dan membantu karyawan Anda bekerja lebih baik.

           1. Pencahayaan

2.    Alamiah

3.    Ruang Terbuka

4.    Personalisasi