3.6 sistem kearsipan

KD 3.6 SISTEM KEARSIPAN

SMK IPTEK JAKARTA 

guru pembimbing Yati Octavia S.Pd

A.  Pegertian Arsip

    Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian mengenai arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

     Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda dengan bahan pustaka diantaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order).

Arsip terdiri dari 2 jenis, antara lain:

a. Arsip Konvensional; contoh: arsip kertas

b. Arsip Media Baru; contoh: arsip micro film, kaset dll.

B. Pengertian Filling System

    Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) serta penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, penyerahan). Kemudian filling system merupakan suatu rangkaian kerja yang teratur dan dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

C.  Tujuan Filling System

Tujuan dari kegiatan filling system ini diantaranya adalah sebagai berikut:

1.      Menghemat waktu

         Dengan menerapkan filling system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu.

2.      Menghemat biaya dan tenaga

Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip tidak terlalu banyak menggunakan tenaga, sehingga biaya yang dikeluarkan juga tidak banyak.

3.       Menghemat tempat

Dengan menggunakan filling system yang tepat, penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak karena arsip yang di simpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja.

D.  Keuntungan Filling System  yang baik dan sesuai prosedur

    Keuntungan penggunaan sistem penyimpanan dan penemuan arsip (filling system) yang baik dan benar sesuai prosedur yang ada, yaitu:

a. Surat menyurat dapat diselenggarakan dengan sistematis ke arah penciptaan efisien kerja.

b. Melengkapi bukti apabila timbul kasus yang menyasikan.

c. Memberikan keterangan yang membuktikan.

d. Arsip –arsip dapat memberitahukan kegiatan – kegiatan yang bersaing.

e. Bahan – bahan yang berhubungan dengan keputusan.

f. Membantu perumusan kebijaksanaan di masa yang akan datang.

g. Pengambilan keputusan yang dapat didasarkan atas sistem kearsipan yang baik.

E.  Ciri – Ciri Filling System yang Baik

    Suatu sistem kearsipan dapat dikatakan baik apabila dilakukan sesuai prosedur filling system yang benar serta memenuhi beberapa syarat, diantaranya sebagai berikut:

a. Tidak memakan tempat, yaitu tata letak dibuat se efektif dan se efisien mungkin.

b. Sederhana dan praktis, yaitu mudah dilaksanakan dan tidak berbelit belit.

c. Mudah dicapai, yaitu penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai.

d. Ekonomis: yaitu tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan, tenaga, serta cara pengeluarannya.

e. Cocok dan tepat guna, yaitu disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan yang ada.

f. Fleksibel, yaitu mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan.

g. Klasifikasi khusus

h. Aman, yaitu bebas dari kerusakan karena penyimpanan yang dilakukan sudah sesuai aturan sehingga keamanannya pun terjamin.

F.   Alat dan Bahan Kearsipan

    jenis perlengkapan yang digunakan sangat beraneka ragam, ada yang terbuat dari kayu, aluminium, besi, plastik, semua tergantung dengan kebutuhannya. Jenis – jenis perlengkapan kearsipan, yaitu:

1.      Filling Cabinet (Lemari Arsip)

Filling cabinet  merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berbentuk lemari dan terbuat dari kayu atau baja yang tahan api. Lemari arsip ini biasanya terdiri dari 3 – 10 laci yang tersusun ke atas.

2.      Folder (Map Arsip)

  Folder adalah map yang berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit. Ada beberapa jenis map, yaitu:

1)   Stopmap folio

2)        Map gantung

3)        Brief odner

4)             Snelhecter map

5)     Guide Card (Tanda Batas / Sekat Penunjuk)

Guide card adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal, dengan demikian guide cardi memiliki fungsi yaitu:

1.      Penunjuk supaya mudah memindahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

2.      Pembatas antara folder satu dengan folder lainnya.

3.      Penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanan.

6)        Rak Sortir

Rak sortir berfungsi untuk memisahkan surat yang diterima, diproses, dikirim, dan disimpan ke dalam folder masing – masing.

  

7)           Kartu Indeks

Kartu indeks merupakan kartu yang digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Dengan kartu indeks ini arsip dapat dengan mudah ditemukan kembali secara cepat, langkah yang perlu dilakukan sebagai berikut:

(1)      Memeriksa tanda pelepas.

(2)      Membaca warkat

(3)      Memberi kode

(4)      Pembuatan lembaran penunjuk silang

(5)      Pembuatan flow up slip

(6)      Routing slip (lembaran beredar)

(7)      Klasifikasi

(8)      Penyimpanan warkat

G. Macam – Macam Filling System

1. Penyimpanan arsip dengan sistem abjad

        Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas atau arsip berdararkan abjad yang disusun mulai dari huruf A sampai dengan huruf Z. Dalam penyusunannya, surat – surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor atau perusahaan yang sudah di indeks sebelumnya.

Peralatan yang digunakan:

·         Guide

Berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide keluar/lembar keluar.

·         Folder

Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder individu, dan Folder khusus.

2.  Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad:

a.       Paham peraturan mengindeks.

b.      Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu).

c.       Menyiapkan peralatan arsip.

3. Keuntungan Sistem Filling Abjad

1)      Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.

2)      Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.

3)      Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.

4)      Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.

5)      Biaya pelaksanaannya lebih murah.

4. Kerugian Sistem Filling Abjad

1)      Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten.

2)      Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat.

3)      Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.

4)      Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.

5. Langkah – Langkah Penyimpanan Arsip

1)      Penampungan

2)      Penelitian

3)      Pengindeksan

4)      Pengkodean

5)      Penyortiran

6)      Penyimpanan

6.  Prosedur Penemuan Kembali Arsip yang Disimpan

1)      Teliti arsip yang diminta

2)      Isi bon peminjaman

3)      Bergeraklah menuju tempat penyimpanan

4)      Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip

5)      Ambil arsip yang diminta

6)       Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil

7)      Serahkan arsip kepada yang memerlukan

2.    Penyimpanan arsip dengan sistem masalah

Sistem masalah merupakan sistem penyimpanan atau penataan berkas (arsip) yang berdasarkan atas pokok permasalahan dalam surat (dokumen) yang berkaitan.

Ada 2 macam sistem subjek masalah, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

A.    Prosedur penyimpan

1)      Memeriksa

2)      Mengindeks

3)      Mengkode

4)      Menyortir

B.     Langkah pembuatan klasifikasi masalah

1)      Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.

2)      Identifikasilah masala pokok yang sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga

3)      Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.

4)      Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub pokok masalah utama.

C.     Kelebihan

·         Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

·         Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

D.    Kekurangan

·         Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

·         Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

3.      Penyimpanan arsip dengan sistem tanggal

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.

A.    Kelebihan

1)      Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.

2)      Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi

B.     Kekurangan

1)      Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip.

2)      Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.

3)      Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.

4)      Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

C.     Jenis jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;

1)      Filing Cabinet

Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

2)      Guide

Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

3)      Hanging Folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

4)      Kartu Indeks

Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal.

4.      Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah

Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

A.    Kelebihan

·         Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.

·         Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

B.     Kekurangan

·         Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

·         Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

·         Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.

5.      Penyimpanan arsip dengan sistem nomor

Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan atau penataan berkas (arsip) berdasarkan nomor yang dibagi menjadi dua macam, yaitu:

1)      Filling system Nomor Dewey

2)      Filling system nomor terminal digi

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).

A.    Kelebihan

1)      Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

2)      Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3)      Sederhana dan mudah dilaksanaka.

4)      Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen

5)      Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6)      Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

B.     Kelemahan

1)      Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

2)      Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3)      Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu 

1)      Filing System Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

a)      Merancang daftar klasifikasi nomor. Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

b)      Menyiapkan dan menyusun perlengkapan.

c)      Penyimpanan Surat

2)      Filing System Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip. Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut

a)      Menyiapkan perlengkapan

b)      Penyimpanan surat

Kerjakan soal berikut dengan menuliskan jawabannya dikolom komentar !

1. Tuliskan alat dan bahan kearsipan...

2. Tuliskan macam² filling system ...

3. Tuliskan tujuan filling system...