KD 3. 3 Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi

 

KD 3. 3 Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi Kantor

SMK IPTEK JAKARTA

Oleh Yati Octavia S.Pd

 

Menurut KBBI, personil dapat diartikan sebagai seorang pegawai, anak buah atau awak. Ada yang mengatakan bahwa personil merupakan seorang karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta, karyawan tetap, ataupun karyawan honorer.Personil kantor adalah orang-orang atau pegawai yang melaksanakan, mengerjakan dan melayani pekerjaan-pekerjaan yang telah diberikan oleh atasan dan terjadwal dalam suatu organisasi kantor pemerintahan atau kantor swasta untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan, yang biasanya mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

 

A.  Syarat-syarat personil kantor

1.    Persyaratan pengetahuan, biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal sesorang. Persyaratan dalam keterampilan, menurut The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern, pada umumnya seorang personil kantor dapat dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik dan sangat profesional dalam melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:

1)             Menghimpun

2)             Mencatat

3)             Mengolah

4)             Menggandakan

5)             Mengirim

6)             menyimpan

7)             Persyaratan kepribadian

2.      Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat dari setiap orang. Ciri-ciri yang menyangkut kepribadian seseorang ialah:

1)           Cara berbicara dan cara berjalan

2)           Sikap badan pada saat duduk

3)           Sikap yang pantas dan menarik dalam cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya

4)           Sifat bersih dan rapi

5)           Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri

6)           Sifat yang berhubungan dengan kemampuan seseorang yang profesional dari keterampilan dalam bekerja

7)           Sifat taat agama yang berkaitan dengan segi kerohanian

3.    Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:

1)             Loyalitas dan kesetiaan terhadap perusahaan sehingga tercipta rasa memiliki dan saling menjaga.

2)             Tekun dan rajin.

3)             Kesabaran.

4)             Kerapian.

5)             Dapat menyimpan rahasia.

6)             Pengertian pelatihan dan pengembangan.

B.       Macam-Macam Personil Administrasi

1.         Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi adalah seorang yang menjadi garis besar dalam setiap kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Hal itu akan dijadikan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan tersebut.

2.         Manajer adalah orang yang memimpin setiap pelaksanaan kerja dalam suatu tugas tertentu, menggerakkan orang lain atau para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sumber daya yang dimiliki  kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditargetkan.

3.         Staf adalah seorang tenaga ahli yang memiliki kecakapan dan kemampuan dalam bidang tertentu, yang bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan suatu perusahaan.

4.         Worker atau pegawai adalah seorang karyawan yang langsung ditunjuk oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan tertentu.

a). Tugas dan Tanggung Jawab Personil Administrasi

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil administrasi akan sangat tergantung pada jenis dan besarnya suatu organisasi atau perusahaan tersebut. Jika perusahaan kecil maka kegiatan administrasi dapat dilakukan oleh seorang sekertaris.

Jika kantornya besar maka kegiatan administrasinya dibagi menjadi beberapa bagian tersendiri yang masing-masing memiliki tanggung jawab dan tugas yang berbeda. Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil administrasi, yaitu sebagai berikut:

1.        Direktur, bertugas mengawasi dan bertanggung jawab terhadap jalannya setiap aktivitas perusahaan secara menyeluruh, mengatur pembagian tugas personil, mengatur jalanya kerja dan setiap perlengkapan kerja perusahaan sesuai kebutuhan.

2.        Administrator, bertugas mengelola urusan yang berhubungan dengan segala proses administrasi kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.

3.        Bagian keuangan, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan di perusahaan, mengatur arus keluar dan masuknya kas.

4.        Sekretaris, bertugas membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk mengatur jadwal kerja karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.

5.        Penerima Tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap perusahaan, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar. Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standar ukuran-ukuran yang telah ditetapkan, artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu yang telah ditetapkan.

6.        Perangkat kerja arsip. Umumnya perangkat kerja administrasi yang dibutuhkan berupa meja atau kursi kerja, lemari arsip atau filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya. Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas administrasi adalah komputer.

C.       Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1.         Analisis Jabatan

Manfaat dalam menganalisis jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai situasi kejadian yang berhubungan dengan deskripsi pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation). Pada umumnya analisis jabatan berguna untuk:

1)        Perekrutan dan seleksi karyawan

2)        Kompensasi gaji karyawan

3)        Evaluasi jabatan

4)        Penilaian prestasi kerja karyawan

5)        Pelatihan (training)

6)        Promosi dan pemindahan karyawan

7)        Organisasi

8)        Memperkaya pekerjaan

9)        Penyederhanaan pekerjaan

10)    Penempatan karyawan

11)    Rekrutmen

2.         Rekrutmen

Rekrutmen adalah penghimpunan atau pengerahan dalam masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses dalam suatu usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja supaya tenaga kerja mau melamar pekerjaan dari lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah. 

Rekrutmen harus berpegang teguh pada perincian pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Perincian harus diuraikan dan dipecah secara jelas agar pelamar mengetahui kapasitas dan persyaratan apa saja yang dibutuhkan. 

3.         Seleksi

Seleksi adalah pemilihan dari beberapa pilihan untuk mendapatkan sesuatu hal dan orang yang terbaik, metode prosedur dan mekanisme yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan. Langkah-langkah dalam seleksi personil kantor :

1)        Seleksi administratif

2)        Penarikan tenaga kerja

3)        Klasifikasi jabatan

4)        Tes dan wawancara

5)        Penempatan personil kantor

Jawablah Pertanyaan dibawah ini kemudian Tulis / Ketik dikolom komentar:

1. Jelaskan pengertian personil kantor...

2. Tuliskan tugas Direktur sebagai Personil Kantor...

3. Tuliskan Tahapan-Tahapan pengadaan personil Kantor...