Bulletin Dakwah

 

3.11. Menerapkan tata cara pencatatan keuangan sederhana

3.9 Menerapkan tata ruang kerja/ kantor (office layout)

3.7. Menerapkan prosedur penataan surat /dokumen

3.7. Menerapkan prosedur penataan  surat /dokumen  

SMK IPTEK JAKARTA

Oleh Yati Octavia, S.Pd

Dalam sebuah instansi baik negeri maupun swasta, penataan dokumen adalah hal yang penting. Dokumen yang tertata dengan rapi akan membantu sebuah instansi untuk mengelola arsip dengan baik serta menjalankan kegiatan usahanya secara lebih efektif dan efisien.

Berikut ini adalah beberapa jenis dan pengertian sistem penataan dokumen kantor, yang meliputi :

1. Contoh Penataan Berkas Sistem Nomor Urut

Dalam penataan dokumen kantor dengan sistem nomor, arsip – arsip yang dimiliki disimpan berdasarkan pada urut-urutan nomor dari warkat yang terkait. Penataan dokumen dengan sistem nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi, yaitu sistem nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling, dan duplex numerical filling.

Penataan dokumen sistem nomor merupakan sautu cara penyimpanan arsip berdasarkan urut-urutan nomor dari warkat yang bersangkutan. Dalam penataan dokumen sistem nomor, terdapat beberapa pengembangan.

Pengembangan sistem nomor :

a. Sistem nomor urut

Dalam sistem nomor urut, arsip disimpan menurut urut-urutan nomor 1 sampai nomor – nomor berikutnya secara urut.

b. Terminal digit filing

Dalam penataan dokumen dengan sistem terminal digit filling, arsip disimpan dengan memperhatikan dua nomor terakhir, dimana dua nomor terakhir yang sama dihimpun / disimpan pada tempat atau laci yang sama. Dua nomor terakhir dijadikan indeksnya.

c. Middle digit filing

Penataan dokumen dengan Middle digit filing, menggunakan sistem penyimpanan arsip dengan memperhatikan dua nomor di tengah yang sama dari nomor arsip yang ada. Ini dihimpun dan ditempatkan pada tempat atau laci yang sama. Dua nomor tengah dijadikan indeks nomor.

2. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM SUBJEK / POKOK SOAL / POKOK MASALAH

Dalam penataan dokumen kantor menggunakan sistem subjek / pokok soal / pokok masalah, arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan yang dimuat dalam tiap – tiap warkat.

3. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM ABJAD

Cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan yang menggunakan urut-urutan abjad dari nama orang, badan / perusahaan /organisasi, sesuai yang tertera pada warkat.

4. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM TANGGAL / KRONOLOGIS

Penataan dokumen dengan sistem tanggal / kronologis merupakan cara menyimpan arsip yang penataannya didasarkan pada urut – urutan tanggal yang tertera di dalam warkat.

5. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM WILAYAH

Sistem penataan dokumen kantor dengan menggunakan sistem wilayah, arsip yang dimiliki disimpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.

Dalam sistem penataan dokumen, dikenal beberapa cara penataan sistem dokumen diantaranya yang paling populer adalan penataan dokumen dengan sistem nomor.

3.6 Menerapkan prosedur pencatatan surat/dokumen surat keluar

3.5. Memahami fungsi-fungsi manajemen

KD 3.4 Memilih bentuk struktur organisasi

 Struktur Organisasi

Memilih Bentuk bentuk struktur organisasi

Perhatikanlah informasi terkait penghasilan serta populasi beberapa negara ASEAN berikut ini.

Negara	Pendapatan Nasional (US$)	Populasi Penduduk
Indonesia	220.000.000.000	200.000.000
Malaysia	76.000.000.000	80.000.000
Brunei Darussalam	45.000.000.000	15.000.000
Filipina	120.000.000.000	150.000.000

Hitunglah besaran pendapatan perkapita Filipina berdasar informasi tabel di atas.

Jawaban:

Contoh Soal (5)

Berdasarkan data pada contoh soal (4), tentukanlah urutan negara dengan angka pendapatan perkapita paling tinggi hingga paling rendah.

Jawaban:

Pengenalan Silabus dan kontrak belajar Administrasi Umum

SMK IPTEK JAKARTA

ADMINISTRASI UMUM Kelas 10

Disusun Oleh: Yati Octavia S.Pd

SILABUS MATA PELAJARAN ADMINISTRASI UMUM

TAHUN PEMBELAJARAN 2021-2022

Satuan Pendidikan        : SMK IPTEK JAKARTA

Kelas                               : X

Mata Pelajaran               : Administrasi Umum

Kompetensi Inti:

 KI 1: Menghayati dan mengamalkan  ajaran agama yang dianutnya.

 KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

 KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, operasional dasar dan metakognitif sesuai dengan bidang kajian / kerja Administrasi Umum pada tingkat teknis, spesifik, detil dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni budaya dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional dan internasional.

 KI 4: Melaksanakan tugas pesifik dengan menggunakan alat, informasi dan prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kajian / kerja Administrasi Umum.

        Menampilakan kinerja dibawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja.

        Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang sipelajari di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik dibawah pengawasan langsung.

        Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah kongkret terkait dengan pengembangan dari yang dipelajari di sekolah, serta mampu melaksakanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Kompetensi Dasar	Materi Pembelajaran	Kegiatan Pembelajaran
Kelas X Semester 1
3.1.  Memahami administrasi 4.1 Mengelompokan jenis-jenis administrasi	Filsafat  dan kelompo Administrasi ·         Pengertian  Administrasi ·         Unsur-unsur Administrasi ·         Fungsi administrasi ·         Tujuan administrasi ·         Mamfaat administrasi ·         Perkembangan administrasi ·         Jenis- jenis  administrasi ·         Pengelompokkan administrasi ·         Menyajikan  jenis-jenis kelompok administrasi	Mengamati Mengamati aktivitas administrasi di sekolah/kantor terdekat sebagai bentuk keteraturan atas kebesaran Tuhan yang menciptakannya.   Menanya Memberikan kesempatan peserta dididk menanyakan hal yang berkaitan dengan kegiatan administrasi   Eksperimen/explore Mencari informasi mengenai filasafat administrasi  dan kelompok administrasi   Asosiasi Menghubungkan   filsafat administrasi dengan kelompok  adaministrasi dengan perilaku efektif dan efisien   Komunikasi Mempresentasikan kelompok kelompok administrasi.
3.2.  Menganalisi  jabatan, tugas dan uraian pekerjaan    4.2. Membuat uraian tugas setiap tingkatan jabatan pada kegiatan administrasi	Organisasi ·         Prinsip organisasi ·         Tujuan organisasi ·         Jabatan dalam organisasi ·         Ttingkatan jabatan dalam organisasi ·         Uraian tugas dalam jabatan administrasi	Mengamati Mengamati dokumen mengenai prinsip – prinsip organisasi,  perkantoran dari berbagai sumber.   Menanya Mendiskusikan masalah terkait prinsip organisasi, menganalisis  jabatan, membuat uraian tugas dalam jabatan administrasi Eksperimen/explore Mengidentifikasi setiap uraian tugas dan tanggung jawab  dalam organisasi .   Asosiasi Mengkaitkan hubungan antara jabatan dalam administrasi  dengan  uraian tugas dan tanggung jawab   Membuat kesimpulan mengenai jabatan dalam organisasi , tugas dan tanggung jawab sebagai kegiatan administrasi   Komunikasi Menyampaikan secara individu atau kelompok hasil kesimpulan mengenai membuat uraian tugas  setiap tingkatan jabatan pada kegiatan administrasi
3.3  Menganalisis persyaratan personil administrasi   4.3. Menyusun  persyaratan personil administrasi	Administrasi kepegawaqian ·         Personil Administrasi ·         Persyaratan Personil administrasi   Menyususn persyaratan personil administrasi	Mengamati Mengamati aktivitas di kantor  atau sekolah tentang  personil kantor dan  persyaratan perosonil kantor dalam kantor Meyakini bahwa memimpin dan dipimpin merupakan pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh   Menanya Memberikan kesempatan peserta didik menanyakan hal personil kantor untuk memecahkan masalah administrasi   Eksperimen/explore Menysun persyaratan personil  administrasi,  kantor dekat lingkungan sekolah   Asosiasi Mengaplikasikan sikap dan prilaku efektif dan efisien dalam aktivitas di kelas. Khususnya dalam penerapan penyususnan persyaratan personil kantor   Komunikasi Mempresentasikan hasil observasi tentang menyusun persyaratan personil administrasi
3.4.   Memilih bentuk struktur organisasi 4.4.  Membuat struktur organisasi sesuai kebutuhan	Struktur Organisasi ·         Bentuk bentuk struktur organisasi   Membuat struktur organisasi	Mengamati Mengamati berbagai bentuk Struktur organisasi di lingkungan sekolah dan menyadari kebesaran Tuhan Yang menciptakan.   Menanya Mendiskusikan bentuk-bentuk struktur organisasi di lingkungan sekitar sekolah dan hubungan dengan bentuk organisasi serta dampaknya  dalam kehidupan masyarakat   Eksperimen/explore Mengidentifikan bentuk- bentuk struktur organisasi dan hubungannya jabatan berdasarkan hasil pengamatan .    Asosiasi Mengaitkan hubungan jabatan dalam organisasi dengan struktur organisasi  dan aplikasinya pada organisasi   Komunikasi Mempresentasikan hasil observasi terhadap Macam- macam bentuk struktur organisasi
3.5.        Memahami fungsi-fungsi manajemen   4.5.         Mengklasifikasikan fungsi-fungsi manajemen	Manajemen ·         Fungsi manajemen ·         Menerapkan fungsi manajmenen dalam pekerjaan administrasi	Mengamati Mengamati fungsi manajemen lingkungan sekitar sekolah dan menyadari kebesaran Tuhan yang menciptakan segala sesuatu itu teratur. Menanya Mendiskusikan bentuk-fungsi fungsi manajemen sekitar sekolah dan hubungannya dengan klasifikasi fungsi- fungsi manajemen, serta dampaknya dalam kehidupan masyarakat Eksperimen/explore Mengidentifikasi fungsi-fungsi manajemen  dan hubungannya dengan penyelesaian tugas pengamatan Asosiasi Mengaitkan hubungan jabatan dalam organisasi dengan fungsi manajemen organisasi di kelas/sekolah. Membuat sesuai dengan kajian kelompok. Komunikasi Mempresentasikan fungsi fungsi manajemen dalam organisasi kelas/sekolah/kantor  sesuai dengan kajian kelompok

 

 

 

Kompetensi Dasar	Materi Pokok	Kegiatan Pembelajaran
3.6  Menerapkan prosedur      pencatatan surat/dokumen     surat keluar 4.6.  Melakukan prosedur pencatatan dokumen/ dokumen  surat masuk dan  keluar	System dan prosedur dokumen ·       Sistem dan prosedur administrasi ·       System dan prosedur pengelolaan  surat/ dokumen ·       System pengelolaan dokumen dengan buku agenda ·       Sistem pengelolaan surat masuk dalam organsiasi ·       Sistem pengelolaan surat keluar dalam organsiasi	Mengamati Mengamati sistem dan prosedur pengeloloaan deokumen surat masuk dan keluar menggunakan panca indera secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut   Menanya Mendiskusikan system dan prosedur administrasi, pengelolaan dokumen untuk surat masuk dan keluar, dalam  kegiatan administrasi Eksperimen/explore Mengidentifikasi pengelolaan dokumen dengan sistem buku  agenda untuk surat masuk dan surat keluar Asosiasi Mengaitkan konsep pengelolaan surat/ dokumen  yang dilakukan di perkantoran dari berbagai sumber   Komunikasi Mengkomunikasikan pendapat secara individu dan kelompok sebagai system dan prosedur pengelolaan dokumen  dari berbagai sumber
KELAS  X SEMESTER 2
3.7. Menerapkan prosedur penataan  surat /dokumen       4.7.     Melakukan penataan surat/ dokumen sesuai dengan system yang berlaku	Sistem Kearsipan ·         Pengertian  sistem Kearsipan ·         Jenis-jenis filing sistem ·         System Tanggal ( Chronological filling system) ·         Sistem Wilayah ( Geographical filling system) ·         Sistem  Abjad (Alphabetical filling system) ·         Sistem Nomor( Numerical filling system) ·         Sistem pokok Masalah ( Subject filling system) Menyusun  dokumen dengan system fillling	Mengamati Mengamati system kearsipan yang terjadi di sekolah atau kantor terdekat dengan kajian pemikiran secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut   Menanya Memberi kesempatan peserta didik untuk menanyakan tentang Penerapan prosedur penataan surat / dokumen dan system  filling   Eksperimen/explore Menerapakan prosedur penataan surat/dokumen yang berlaku di berbagai organisasi  dan melakukan penataan surat/ dokumen sesuai dengan system yang berlaku dan menganalisis kelebihan dan kekurangan. Secara berkelompok dari berbagai sumber   Asosiasi Menerapkan prosedur penataan surat /dokumen dan melakukan penataan dokumen sesuai dengan system yang berlaku dan penerapannya  dalam organisasi dari berbagai sumber   Komunikasi Mempresentasikan Penerapan prosedur penataan surat /dokumen dan penerapan system filling dalam organisasi secara individu/kelompok secara tertulis.
3.8.  Memilih peralatan kantor dalam kegiatan administrasi   4.8.     Menggunakan peralatan kantor  dalam kegiatan administrasi	Fasilitas Kantor ·         Pengertian  Peralatan kantor ·         Jenis-jenis peralatan kantor ·         Memilih  peralatan kantor  dlam kegiatan adminnistrasi     Menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi	Mengamati Mengamati berbagai peralatan  yang digunakan di sekolah atau kantor dengan menggunakan panca indera secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut   Menanya Mendiskusikan dengan teman teman dalam satu kelompok tentang pengertian peralatan kantor jenis-jenis peralatan kantor  dan memilih peralatan   Eksperimen/explore Memilih peralatan kantor dalam kegiatan administrasi dan menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi di berbagai  organisasi  .    Membuat denah atau sketsa tata letak fasilitas dan lingkungan kantor berdasarkan hasil pengamatan   Asosiasi Membuat kajian tentang keterkaitan antara peralatan kantor dengan menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi     Komunikasi Mempresentasikan laporan hasil pengamatan, dan penjelasan peralatan kantor, jenis peralatan kantor ,memilih peralatan kantor serta menggunakan perlatan kantro dan menjadikan desain dalam penggunakan peralatan kantor
3.9 Menerapkan tata ruang kerja/ kantor (office layout)   4.9.   Melakukan penataan  tata ruang kerja kantor ( office layout)	Tata Ruang  kerja / kantor ·         Pengertian tata ruang kerja/ kantor ·         Macam-macam tata ruang kerja/ kantor ·         Pedoman penataan tata ruang kerja / kantor ·         Azas –azas tata ruang kerja/ kantor   Menata tata ruang kerja/kantor ( Office layout)	Mengamati Mengamati berbagai  tata ruang kantor  yang digunakan di sekolah atau kantor dengan menggunakan panca indera secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut   Menanya Mendiskusikan dengan teman – teman dalam satu kelompok  tentang pengertian tata ruang , macm-macam tata ruang, pedoman penataan tata ruang dan azas – azas penataan tata ruang kerja / kantor   Eksperimen/explore Penataaan tata ruang  kantor di sekolah atau kantor terdekat.    Membuat denah atau sketsa tata ruang kantor /kerja  berdasarkan hasil pengamatan   Asosiasi Mengaitkan hubungan antara azas dan pedoman  tata ruang kantor/kerja dengan penerapan nya berbagai sumber   Komunikasi Mempresentasikan laporan hasil pengamatan penataan ruang kerja/ kantor serta penerapannya dalam bentuk desain  menyampaikan analisis tata letak secara individu /kelompok secara tertulis.
3.10    Menerapkan  komunikasi di tempat kerja   4.10.        Melakukan komunikasi di tempat kerja	Komunikasi di tempat kerja ·         Pengertian komunikasi  di tempat kerja ·         Proses komunikasi ·         Unsur-unsur komunikasi ·         Etika komunikasi ·         Komunikasi di tempat kerja   Melakukan komunikasi ·       Memrima tamu ·       Penanganan telpon kantor.	Mengamati Mengamati berbagai bentuk- bentuk komunikasi yang terjadi diberbagai organisasi secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut   Menanya Mendiskusikan dengan teman-teman  dalam satu kelompok proses komunikasi, unsure-unsur komunikasi, etika komunikasi ditempat kerja Eksperimen/explore Penerapan komunikasi di tempat di tempat kerja dan menganalisis  kelemahan dan keuntungan setiap penerapan komunikasi berbagai kantor   Asosiasi Mengaitkan konsep dengan praktek komunikasi yang dilakukan ditempat kerja / di kantor dari berbagai sumber Komunikasi Mengkomunikasikan pendapat secara individu dan kelompok sebagai bentuk praktik berkomunikasi terkait konsep dan praktik komunikasi di tempat kerja / kantor dari berbagai sumber
3.11. Menerapkan tata cara pencatatan keuangan sederhana   4.11.   Melakukan pencatatan keuangan sederhana	Fasilitas Kantor ·         Pencatatan keuangan sederhana ·         Kas kecil ·         Metode pencaatan kas kecil ·         Laporan kas kecil   Melakukan pencatatan keuangan sederhana	Mengamati Mengamati berbagai ystem pencatatan keuangan sederhana  (kas kecil) dengan  panca indera secara efektif dan efisien berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut   Menanya Mendiskusikan dengan teman tentang pengertian Kas kecil, metode pencaatan kas kecil dan membuat laporan kas kecil   Eksperimen/explore Mengidentifikasi Penerapan tata cara/ prosedur  pencatatan keuangan sederhana dan melakukan pencatatan keuangan sederhana  berdasarkan hasil pengamatan Asosiasi Membuat kajian penyususnan laporan kas kecil Komunikasi Mempresentasikan laporan hasil pengamatan, penyusunan kas kecil dari berbagai sumber .