3.7. Menerapkan prosedur penataan surat /dokumen

3.7. Menerapkan prosedur penataan  surat /dokumen  

SMK IPTEK JAKARTA

Oleh Yati Octavia, S.Pd

Dalam sebuah instansi baik negeri maupun swasta, penataan dokumen adalah hal yang penting. Dokumen yang tertata dengan rapi akan membantu sebuah instansi untuk mengelola arsip dengan baik serta menjalankan kegiatan usahanya secara lebih efektif dan efisien.

Berikut ini adalah beberapa jenis dan pengertian sistem penataan dokumen kantor, yang meliputi :

1. Contoh Penataan Berkas Sistem Nomor Urut

Dalam penataan dokumen kantor dengan sistem nomor, arsip – arsip yang dimiliki disimpan berdasarkan pada urut-urutan nomor dari warkat yang terkait. Penataan dokumen dengan sistem nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi, yaitu sistem nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling, dan duplex numerical filling.

Penataan dokumen sistem nomor merupakan sautu cara penyimpanan arsip berdasarkan urut-urutan nomor dari warkat yang bersangkutan. Dalam penataan dokumen sistem nomor, terdapat beberapa pengembangan.

Pengembangan sistem nomor :

a. Sistem nomor urut

Dalam sistem nomor urut, arsip disimpan menurut urut-urutan nomor 1 sampai nomor – nomor berikutnya secara urut.

b. Terminal digit filing

Dalam penataan dokumen dengan sistem terminal digit filling, arsip disimpan dengan memperhatikan dua nomor terakhir, dimana dua nomor terakhir yang sama dihimpun / disimpan pada tempat atau laci yang sama. Dua nomor terakhir dijadikan indeksnya.

c. Middle digit filing

Penataan dokumen dengan Middle digit filing, menggunakan sistem penyimpanan arsip dengan memperhatikan dua nomor di tengah yang sama dari nomor arsip yang ada. Ini dihimpun dan ditempatkan pada tempat atau laci yang sama. Dua nomor tengah dijadikan indeks nomor.

2. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM SUBJEK / POKOK SOAL / POKOK MASALAH

Dalam penataan dokumen kantor menggunakan sistem subjek / pokok soal / pokok masalah, arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan yang dimuat dalam tiap – tiap warkat.

3. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM ABJAD

Cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan yang menggunakan urut-urutan abjad dari nama orang, badan / perusahaan /organisasi, sesuai yang tertera pada warkat.

4. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM TANGGAL / KRONOLOGIS

Penataan dokumen dengan sistem tanggal / kronologis merupakan cara menyimpan arsip yang penataannya didasarkan pada urut – urutan tanggal yang tertera di dalam warkat.

5. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM WILAYAH

Sistem penataan dokumen kantor dengan menggunakan sistem wilayah, arsip yang dimiliki disimpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.

Dalam sistem penataan dokumen, dikenal beberapa cara penataan sistem dokumen diantaranya yang paling populer adalan penataan dokumen dengan sistem nomor.