KD 3.2 Menganalisis Jabatan, Tugas dan Uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi

KD 3.2 Menganalisis Jabatan, Tugas dan Uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi

SMK IPTEK JAKARTA Oleh: Yati Octavia S.Pd

Materi PPT Bisa diakses dengan klik linklink:

https://docs.google.com/presentation/d/1HBvBCcJ5qrC2QXo_Xp7momTYqkRuidr3/edit?usp=sharing&ouid=118378603966731787912&rtpof=true&sd=true

 

A.        Pengertian organisasi adalah sebuah wadah atau tempat berkumpulnya sekelompok orang untuk bekerjasama secara rasional dan sistematis, terkendali, dan terpimpin untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya yang ada.

B.        Prinsip-Prinsip Organisasi

1.    Prinsip Perumusan Tujuan

Sebelum suatu organisasi/badan/lembaga,l angkah hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat tujuan dibentuknya organisasi/badan.lembaga tersebut. Tujuan yang dibuat haruslah sangat jelas karena tujuan tersebut yang akan menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh organisasi yang telah terbentuk tersebut.

2.    Prinsip Pembagian Kerja

Dalam penata laksanaan kegiatan oragnisasi kita harus melakukan pembagian tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja organisasi.

3.    Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan,suatu unit harus diberi kekuasaan/ untuk melaksanakan tugas tugasnya agar dapat dimintai pertanggung jawabannya.

4.    Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, harus  kita pastikan untuk selalu menjalankan dan melaksanakan sistem pengawasan, karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal. Maka karena itu,pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem pengawasan

5.    Prinsip Rentang Manajemen

Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas kepemimpinannya secara efektif, efisien dan maksimal serta dapat melakukan tugas pengawasan secara optimal.

6.    Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam menjalankan sebuah organisasi,seseorang bawahan biasanya mempunyai seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan pekerjaan kita.

7.   Prinsip Kordinasi

Prinsip kordinasi ada usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja tersebut terkadang tanpa kita sadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerjasama.

C.        Tujuan organisasi

Secara umum, beberapa tujuan organisasi adalah sebagai berikut ini:

1.          Sebagai wadah untuk bersama-sama mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.

2.          Meningkatkan kemampuan, kemandirian, dan sumberdaya yang dimiliki.

3.  Sebagai wadah bagi individu-individu yang ingin memiliki jabatan, penghargaan, dan pembagian kerja.

4.          Sebagai wadah untuk mencari keuntungan secara bersama-sama.

5.          Organisasi berperan dalam pengelolaan lingkungan secara bersama-sama.

6.      Organisasi dapat membantun individu-individu untuk menambah pergaulan dan memanfaatkan waktu luang dengan baik.

7.          Sebagai wadah untuk memiliki kekuasaan dan pengawasan.

D.        Jabatan Dalam Organisasi

1.     Dewan Direksi

Secara umum, dewan direksi ini terdiri dari direktur utama, wakil direktur utama, dan jajaran para direktur. Kelompok inilah yang memegang kendali penuh atas arah, visi misi, serta pengembangan sebuah perusahaan.

a.    Tugas Direktur Utama

Seorang direktur utama (dirut) memiliki tugas untuk melakukan koordinasi di bidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan. Di bidang keuangan, dirut memiliki wewenang untuk mengendalikan keuangan, mulai dari pendapatan, hasil penagihan rekening, pembelanjaan, hingga perencanaan untuk mengembangkan sumber-sumber pendapatan perusahaan.

b.   Direktur

Seorang direktur bertugas untuk mengatur tiap-tiap manajer di bawahnya. Yang meliputi, prosedur kegiatan, tujuan dan misi, kebijakan operasional, serta pengawasan dan kontrol terhadap para manajer dan pertanggungjawabannya.

2.     Manajer

Secara umum, seorang manajer memiliki tugas untuk mengatur, mengawasi dan mengontrol bidang manajerial yang dibidanginya. Biasanya, dalam sebuah perusahaan terdapat beberapa manajer, seperti manajer personalia, manajer marketing, manajer operasional, manajer IT, manajer umum, dan lain sebagainya tergantung kebutuhan perusahaan.

3.    Kepala Divisi atau Departemen

Posisi terakhir dalam struktur jabatan dalam perusahaan adalah kepala divisi atau departemen, yang bertanggung jawab membawahi bidang tugas masing-masing.

E.        Tingkat Jabatan Dalam Organisasi

1.         Manajemen Puncak | Top Level of Management

Manajemen puncak (top level management) adalah tingkat manajemen yang paling atas dan memiliki otoritas tertinggi pada sebuah organisasi perusahaan dan bertanggungjawab langsung kepada pemilik perusahaan. Umumnya, manajemen puncak hanya bekerja pada tatanan konseptual dan pemikiran, bukan pada hal hal teknis. Manajemen puncak memiliki kewenangan yang paling besar diantara manajemen pada tingkatan lainnya. Manajemen puncak berhak untuk memilih, mengangkat, memberhentikan manajemen yang berada dibawah otoritasnya.

2.         Manajemen Tingkat Menengah | Middle Level of Management

Manajemen tingkat menengah berada pada tengah tengah dari hirarki manajemen pada sebuah perusahaan. Manajemen ini dipilih oleh manajemen puncak dan anajemen tingkat menengah bertanggungjawab atas pelaksanaan rencana yang sudah ditentukan oleh manajemen puncak. Berbeda dengan manajer puncak, manajer tengah cenderung bekerja mengandalkan kemampuan manajerial dan hal teknis. Kurang membutuhkan ketrampilan yang sifatnya konseptual.

Manajemen tingkat menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan manajer dibawahnya.
Manajemen pada tingkat ini bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan oleh tingkatan manajemen yang lebih rendah dan bahkan terkadang terhadap beberapa karyawan operasionalnya.  Contoh tingkatan manajemen tengah adalah :

1.         Kepala departemen atau HOD. Contohya: manajer keuangan, manajer pembelian, manajer produksi.

2.         Manajer cabang. Seperti kepala cabang unit 

3.         Junior executive. Contoh : asisten manajer pembelian, asistem manajer keuangan, asistem manajer produksi.

3.         Manajemen Lini Pertama (First Line Management)

Manajemen lini pertama (low Level Management) adalah tingkatan manajemen yang paling rendah dalam sebuah perusahaan. Manajemen ini bertugas untuk memimpin dan mengawasi kinerja tenaga operasional. Karena salah satu tugasnya mengawasi karyawan, manajemen tingkat pertama bekerja menggunakan keterampilan teknikal dan kemampuan komunikasi. Kemampuan konseptual hampir tidak dibutuhkan oleh manajer ini. Manajemen lini pertama tidak membawahi manajer yang lain. Contoh manajemen tingkat pertama adalah mandor atau pengawas atau sering disebut dengan supervisor.

F.       Uraian tugas dalam jabatan administrasi

Jenis Jabatan

1.    Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan.

2.    Manajerial Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana.

3.    Staf atau Pembantu Ahli Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaanpekerjaan kantor. Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran

4.    Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Department) Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.

5.    Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.

 

Tugas

• Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan.

• Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline maupun online

• Memesan persediaan alat tulis kantor

• Menyapa dan melayani klien

• Membuat agenda kantor

• Filling data entry / mengisi data entri perusahaan

Tugas :

1. Membuat dengan gambar Bagan struktur organisasi dan menuliskan tugas² nya dan kumpulkan diaplikasi E-Learning ya