KD 3.1 Memahami Administrasi

 

KD 3.1 Memahami Administrasi

Pengertian, Unsur-Unsur, Tujuan, Fungsi, dan Ciri-Ciri Administrasi

SMK IPTEK JAKARTA 

Oleh Yati Octavia S.Pd

 

A.      Pengertian Administrasi

Kata “administrasi” (administration), yang ada dalam pikiran kita adalah sesuatu yang berhubungan dengan aktivitas catat-mencatat ,surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Memang itu tidak salah karena aktivitas tersebut merupakan bagian dari kegiatan administrasi.

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

 

B.       Unsur-Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:

1.      Organisasi

Dalam hal ini, organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.

2.      Manajemen

Manajemen merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management (mandor).

3.      Komunikasi

Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen yang ada di dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat, atau warta. Sangat penting untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin komunikasi yang baik antara pihak manajemen, klien, dan administrator itu sendiri.

4.      kepegawaian

Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

5.      Keuangan

Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Misalnya; administrasi penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, serta sumber dana.

6.      Perbekalan

Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja dan mana yang tidak.

7.      Tata Usaha

Kegiatan tata usaha meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan dan pengiriman dokumen/ data. Unsur tata usaha sangat penting dalam administrasi karena dapat menjadi sumber informasi bagi organisasi dalam mengambil keputusan.

8.      Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat (Public Relation) merupakan suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien. Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.

C.  Tujuan Administrasi

Setelah mengetahui definisi dan fungsi administrasi, maka kita akan mengetahui apa tujuan kegiatan administrasi itu dilakukan, yaitu:

1.      Menyusun Program Kerja

Setiap organisasi membutuhkan informasi dan data sebagai acuan dalam menyusun program kerja unggulan. Informasi dan data ini dapat diperoleh dari aktitivitas administrasi.

Itulah alasannya mengapa proses administrasi harus dilakukan secara sistematis, agar informasi dan data yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

2.      Mengevaluasi Kegiatan Administrasi

Sistem administrasi yang baik akan membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data. Melalui informasi dan data tersebut maka selanjutnya organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.

3.      Memantau Proses Administrasi

Kegiatan administrasi ini meliputi banyak hal, sehingga pelaksanaannya harus dilakukan secara teratur dan sistematis.

Dengan adanya administrasi yang baik, maka organisasi atau perusahaan dapat memantau apa, bagaimana, kapan, di mana, dan mengapa sebuah kegiatan dilakukan.

4.      Memastikan Kegiatan Usaha

Setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam melakukan kegiatan usahanya. Oleh sebab itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk memantau setiap aktivitas, baik dari dalam maupun dari luar.

Dengan adanya proses administrasi, maka setiap aktivitas dan transaksi akan tercatat secara jelas dan terperinci.

 

D.      Fungsi Administrasi

Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:

1.      Perencanaan (Planning)

Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.

2.      Penyusunan (Organizing)

Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut

3.      Koordinasi (Coordinating)

Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4.      Laporan (Reporting)

Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.

5.      Penyusunan Anggaran ( Budgeting)

Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.

6.      Penempatan (Staffing)

Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7.      Pengarahan (Directing)

Pengarahan atau bimbingan adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

E.   Ciri-Ciri Administrasi

Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:

Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang mudah dikenali, diantaranya adalah:

1.        Administrasi memiliki tujuan yang jelas.

2.        Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.

3.        Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama.

4.        Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja.

5.        Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawal

 

F.        Contoh Kegiatan Administrasi

Sebagai pelengkap artikel ini, kita dapat melihat beberapa contoh bentuk administrasi berdasarkan jenisnya:

1.    Contoh administrasi kependudukan; pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta lahir, Surat Kematian, dan lain-lain.

2.    Contoh administrasi pendidikan; membuat jadwal pelajaran, mengurus surat-menyurat, dan mengatur aktivitas sekolah.

3.    Contoh administrasi perkantoran; mengurus absensi pegawai, membuat surat masuk dan keluarg barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain.

4.    Contoh administrasi keuangan; membuat catatan pembukuan keuangan, membuat faktur, membuat laporan keuangan, dan lain-lain.

5.    Contoh administrasi negara; aturan tata cara pembentukan badan dan komisi di pemerintahan, aturan dan tata cara pelayanan publik, presiden mengatur tentang reshufle kabinet.

Jenis – Jenis Administrasi dan Pengelompokkan Administrasi

SMK IPTEK JAKARTA

Oleh Yati Octavia S.Pd

A. Jenis – jenis administrasi

1. Administrasi Perkantoran (Publik)

adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.

2. Administrasi Negara

merupakan suatu bahasaan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif dan eksekutif serta hal-hal yang berkaitan dengan publik yang meliputi kebijakan publik, tujuan negara dan etika yang mengatur penyelenggara negara.

3. Administrasi Niaga

administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang bersifat keniagaan (business objective), dalam pengertian ini, administrasi niaga tersebut dijalnkan oleh setiap manager dalam suatu organisasi niaga.

4. Administrasi Pembangunan

merupakan proses pengendalian usaha (administrasi) oleh negara/pemerintah untuk merealisasikan pertumbuhan yang direncanakan ke arah suatu keadaan yang dianggap lebih baik dan kemajuan di dalam berbagai aspek kehidupan bangsa.

5. Administrasi Kepndudukan

Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penertiban dokumen dan data kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, Pengelolaan Informasi penduduk serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan Pembangunan di bidang sektor yang lain. 

6. Administrasi Keuangan

adalah pengelolaan yang meliputi segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dan pencapaian tujuan sebuah organisasi perusahaan. Pada akhirnya, administrasi keuangan akan berkaitan erat dengan laporan keuangan.

7. Administrasi Pendidikan

merupakan proses keseluruhan dan kegiatan-kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh semua pihak yang ada sangkut pautnya dengan tugas-tugas pendidikan. Bahwa administrasi pendidikan itu mencakup kegiatan-kegiatan yang luas yang meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan yang diselenggarakan di sekolah-sekolah.

B. Pengelompokkan administrasi

Pengelompokan Ilmu Administrasi terdiri atas :

a.    Pengelompokan yang bersifat administrasi umum

b.    Pengelompokan di bidang pembangunan

c.    Pengelompokan yang bersifat sectoral

d.   Pengelompokan pelayanan administrative

Pengelompokan pelayanan administrative dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor (Perkantoran) atau Manajemen Kantor. Administrasi Kantor (Perkantoran) biasanya disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan administratif, berupa urusan Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern (internal services).

C. Jenis Kerja Administrasi

1. Akuntansi / Keuangan

Salah satu kerja administrasi adalah pembukuan atau lebih populer disebut akuntansi. Pengertian kerja akuntansi adalah kegiatan pencatatan transaksi keuangan, dan pemasukan perusahaan. Setiap institusi pemerintah, perusahaan maupun organisasi non profit harus menyelenggarakan kegiatan akutansi.

Fungsi akutansi adalah guna mengetahui keadaan keuangan perusahaan apakah surplus atau defisit.

2. Laporan Penjualan

Laporan penjualan merupakan salah satu tugas administrasi pada bagian pemasaran. Laporan penjualan dilakukan secara berkala, seperti seminggu sekali, atau sebulan sekali. Laporan ini diserahkan kepada manager pemasaran. Laporan dibuat bertujuan untuk mengetahui seberapa banyak barang dijual ke pasaran. Ini sangat berkaitan dengan jumlah stok barang maupun rencana pemasaran.

3. Inventori

Salah satu jenis kerja administrasi adalah inventori, devisi ini yang bertanggungjawab membuat laporan stock barang yang tersedia di gudang maupun yang sedang di pasarkan. Inventori harus mengerti bagaimana mengatur sirkulasi produk kapan disimpan dan kapan yang dikeluarkan.

Jadi setiap barang yang keluar dan barang masuk harus dicatat dalam buku. Pada akhir bulan, inventoris harus menghitung ulang sisa stock yang ada di gudang dan kemudian dibuat laporannya. Itulah gambaran bagaimana kerja inventoris yang bertanggung jawab mengelola stock produk di gudang.

4. Rekam Medis

Rekam medis merupakan salah satu kegiatan administrasi yang ruang lingkupnya berada di rumah sakit, maupun klinik kesehatan.

Fungsi rekam medis adalah mencatat riwayat penyakit pasien kedalam sebuah lembar laporan, dan mencatat riwayat pengobatan pasien untuk rawat inap maupun rawat jalan. Tujuan rekam medis adalah sebagai pertimbangan untuk tindakan medis, menentukan cara pengobatan dan masih banyak lagi. Rekam medis merupakan standar baku administrasi rumah sakit, dokter praktek maupun klinik pengobatan.