KD 3.2 Menganalisis Jabatan, Tugas dan Uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi

KD 3.2 Menganalisis Jabatan, Tugas dan Uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi

SMK IPTEK JAKARTA Oleh: Yati Octavia S.Pd

Materi PPT Bisa diakses dengan klik linklink:

https://docs.google.com/presentation/d/1HBvBCcJ5qrC2QXo_Xp7momTYqkRuidr3/edit?usp=sharing&ouid=118378603966731787912&rtpof=true&sd=true

 

A.        Pengertian organisasi adalah sebuah wadah atau tempat berkumpulnya sekelompok orang untuk bekerjasama secara rasional dan sistematis, terkendali, dan terpimpin untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya yang ada.

B.        Prinsip-Prinsip Organisasi

1.    Prinsip Perumusan Tujuan

Sebelum suatu organisasi/badan/lembaga,l angkah hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat tujuan dibentuknya organisasi/badan.lembaga tersebut. Tujuan yang dibuat haruslah sangat jelas karena tujuan tersebut yang akan menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh organisasi yang telah terbentuk tersebut.

2.    Prinsip Pembagian Kerja

Dalam penata laksanaan kegiatan oragnisasi kita harus melakukan pembagian tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja organisasi.

3.    Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan,suatu unit harus diberi kekuasaan/ untuk melaksanakan tugas tugasnya agar dapat dimintai pertanggung jawabannya.

4.    Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, harus  kita pastikan untuk selalu menjalankan dan melaksanakan sistem pengawasan, karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal. Maka karena itu,pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem pengawasan

5.    Prinsip Rentang Manajemen

Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas kepemimpinannya secara efektif, efisien dan maksimal serta dapat melakukan tugas pengawasan secara optimal.

6.    Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam menjalankan sebuah organisasi,seseorang bawahan biasanya mempunyai seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan pekerjaan kita.

7.   Prinsip Kordinasi

Prinsip kordinasi ada usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja tersebut terkadang tanpa kita sadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerjasama.

C.        Tujuan organisasi

Secara umum, beberapa tujuan organisasi adalah sebagai berikut ini:

1.          Sebagai wadah untuk bersama-sama mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.

2.          Meningkatkan kemampuan, kemandirian, dan sumberdaya yang dimiliki.

3.  Sebagai wadah bagi individu-individu yang ingin memiliki jabatan, penghargaan, dan pembagian kerja.

4.          Sebagai wadah untuk mencari keuntungan secara bersama-sama.

5.          Organisasi berperan dalam pengelolaan lingkungan secara bersama-sama.

6.      Organisasi dapat membantun individu-individu untuk menambah pergaulan dan memanfaatkan waktu luang dengan baik.

7.          Sebagai wadah untuk memiliki kekuasaan dan pengawasan.

D.        Jabatan Dalam Organisasi

1.     Dewan Direksi

Secara umum, dewan direksi ini terdiri dari direktur utama, wakil direktur utama, dan jajaran para direktur. Kelompok inilah yang memegang kendali penuh atas arah, visi misi, serta pengembangan sebuah perusahaan.

a.    Tugas Direktur Utama

Seorang direktur utama (dirut) memiliki tugas untuk melakukan koordinasi di bidang administrasi keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan. Di bidang keuangan, dirut memiliki wewenang untuk mengendalikan keuangan, mulai dari pendapatan, hasil penagihan rekening, pembelanjaan, hingga perencanaan untuk mengembangkan sumber-sumber pendapatan perusahaan.

b.   Direktur

Seorang direktur bertugas untuk mengatur tiap-tiap manajer di bawahnya. Yang meliputi, prosedur kegiatan, tujuan dan misi, kebijakan operasional, serta pengawasan dan kontrol terhadap para manajer dan pertanggungjawabannya.

2.     Manajer

Secara umum, seorang manajer memiliki tugas untuk mengatur, mengawasi dan mengontrol bidang manajerial yang dibidanginya. Biasanya, dalam sebuah perusahaan terdapat beberapa manajer, seperti manajer personalia, manajer marketing, manajer operasional, manajer IT, manajer umum, dan lain sebagainya tergantung kebutuhan perusahaan.

3.    Kepala Divisi atau Departemen

Posisi terakhir dalam struktur jabatan dalam perusahaan adalah kepala divisi atau departemen, yang bertanggung jawab membawahi bidang tugas masing-masing.

E.        Tingkat Jabatan Dalam Organisasi

1.         Manajemen Puncak | Top Level of Management

Manajemen puncak (top level management) adalah tingkat manajemen yang paling atas dan memiliki otoritas tertinggi pada sebuah organisasi perusahaan dan bertanggungjawab langsung kepada pemilik perusahaan. Umumnya, manajemen puncak hanya bekerja pada tatanan konseptual dan pemikiran, bukan pada hal hal teknis. Manajemen puncak memiliki kewenangan yang paling besar diantara manajemen pada tingkatan lainnya. Manajemen puncak berhak untuk memilih, mengangkat, memberhentikan manajemen yang berada dibawah otoritasnya.

2.         Manajemen Tingkat Menengah | Middle Level of Management

Manajemen tingkat menengah berada pada tengah tengah dari hirarki manajemen pada sebuah perusahaan. Manajemen ini dipilih oleh manajemen puncak dan anajemen tingkat menengah bertanggungjawab atas pelaksanaan rencana yang sudah ditentukan oleh manajemen puncak. Berbeda dengan manajer puncak, manajer tengah cenderung bekerja mengandalkan kemampuan manajerial dan hal teknis. Kurang membutuhkan ketrampilan yang sifatnya konseptual.

Manajemen tingkat menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan manajer dibawahnya.
Manajemen pada tingkat ini bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan oleh tingkatan manajemen yang lebih rendah dan bahkan terkadang terhadap beberapa karyawan operasionalnya.  Contoh tingkatan manajemen tengah adalah :

1.         Kepala departemen atau HOD. Contohya: manajer keuangan, manajer pembelian, manajer produksi.

2.         Manajer cabang. Seperti kepala cabang unit 

3.         Junior executive. Contoh : asisten manajer pembelian, asistem manajer keuangan, asistem manajer produksi.

3.         Manajemen Lini Pertama (First Line Management)

Manajemen lini pertama (low Level Management) adalah tingkatan manajemen yang paling rendah dalam sebuah perusahaan. Manajemen ini bertugas untuk memimpin dan mengawasi kinerja tenaga operasional. Karena salah satu tugasnya mengawasi karyawan, manajemen tingkat pertama bekerja menggunakan keterampilan teknikal dan kemampuan komunikasi. Kemampuan konseptual hampir tidak dibutuhkan oleh manajer ini. Manajemen lini pertama tidak membawahi manajer yang lain. Contoh manajemen tingkat pertama adalah mandor atau pengawas atau sering disebut dengan supervisor.

F.       Uraian tugas dalam jabatan administrasi

Jenis Jabatan

1.    Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan.

2.    Manajerial Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana.

3.    Staf atau Pembantu Ahli Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaanpekerjaan kantor. Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran

4.    Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Department) Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.

5.    Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.

 

Tugas

• Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan.

• Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline maupun online

• Memesan persediaan alat tulis kantor

• Menyapa dan melayani klien

• Membuat agenda kantor

• Filling data entry / mengisi data entri perusahaan

Tugas :

1. Membuat dengan gambar Bagan struktur organisasi dan menuliskan tugas² nya dan kumpulkan diaplikasi E-Learning ya

  

KD 3.1 Memahami Administrasi

 

KD 3.1 Memahami Administrasi

Pengertian, Unsur-Unsur, Tujuan, Fungsi, dan Ciri-Ciri Administrasi

SMK IPTEK JAKARTA 

Oleh Yati Octavia S.Pd

 

A.      Pengertian Administrasi

Kata “administrasi” (administration), yang ada dalam pikiran kita adalah sesuatu yang berhubungan dengan aktivitas catat-mencatat ,surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Memang itu tidak salah karena aktivitas tersebut merupakan bagian dari kegiatan administrasi.

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

 

B.       Unsur-Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:

1.      Organisasi

Dalam hal ini, organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.

2.      Manajemen

Manajemen merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management (mandor).

3.      Komunikasi

Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen yang ada di dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat, atau warta. Sangat penting untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin komunikasi yang baik antara pihak manajemen, klien, dan administrator itu sendiri.

4.      kepegawaian

Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

5.      Keuangan

Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Misalnya; administrasi penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, serta sumber dana.

6.      Perbekalan

Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja dan mana yang tidak.

7.      Tata Usaha

Kegiatan tata usaha meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan dan pengiriman dokumen/ data. Unsur tata usaha sangat penting dalam administrasi karena dapat menjadi sumber informasi bagi organisasi dalam mengambil keputusan.

8.      Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat (Public Relation) merupakan suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien. Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.

C.  Tujuan Administrasi

Setelah mengetahui definisi dan fungsi administrasi, maka kita akan mengetahui apa tujuan kegiatan administrasi itu dilakukan, yaitu:

1.      Menyusun Program Kerja

Setiap organisasi membutuhkan informasi dan data sebagai acuan dalam menyusun program kerja unggulan. Informasi dan data ini dapat diperoleh dari aktitivitas administrasi.

Itulah alasannya mengapa proses administrasi harus dilakukan secara sistematis, agar informasi dan data yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

2.      Mengevaluasi Kegiatan Administrasi

Sistem administrasi yang baik akan membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data. Melalui informasi dan data tersebut maka selanjutnya organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.

3.      Memantau Proses Administrasi

Kegiatan administrasi ini meliputi banyak hal, sehingga pelaksanaannya harus dilakukan secara teratur dan sistematis.

Dengan adanya administrasi yang baik, maka organisasi atau perusahaan dapat memantau apa, bagaimana, kapan, di mana, dan mengapa sebuah kegiatan dilakukan.

4.      Memastikan Kegiatan Usaha

Setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam melakukan kegiatan usahanya. Oleh sebab itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk memantau setiap aktivitas, baik dari dalam maupun dari luar.

Dengan adanya proses administrasi, maka setiap aktivitas dan transaksi akan tercatat secara jelas dan terperinci.

 

D.      Fungsi Administrasi

Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:

1.      Perencanaan (Planning)

Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.

2.      Penyusunan (Organizing)

Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut

3.      Koordinasi (Coordinating)

Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4.      Laporan (Reporting)

Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.

5.      Penyusunan Anggaran ( Budgeting)

Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.

6.      Penempatan (Staffing)

Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7.      Pengarahan (Directing)

Pengarahan atau bimbingan adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

E.   Ciri-Ciri Administrasi

Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:

Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang mudah dikenali, diantaranya adalah:

1.        Administrasi memiliki tujuan yang jelas.

2.        Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.

3.        Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama.

4.        Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja.

5.        Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawal

 

F.        Contoh Kegiatan Administrasi

Sebagai pelengkap artikel ini, kita dapat melihat beberapa contoh bentuk administrasi berdasarkan jenisnya:

1.    Contoh administrasi kependudukan; pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta lahir, Surat Kematian, dan lain-lain.

2.    Contoh administrasi pendidikan; membuat jadwal pelajaran, mengurus surat-menyurat, dan mengatur aktivitas sekolah.

3.    Contoh administrasi perkantoran; mengurus absensi pegawai, membuat surat masuk dan keluarg barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain.

4.    Contoh administrasi keuangan; membuat catatan pembukuan keuangan, membuat faktur, membuat laporan keuangan, dan lain-lain.

5.    Contoh administrasi negara; aturan tata cara pembentukan badan dan komisi di pemerintahan, aturan dan tata cara pelayanan publik, presiden mengatur tentang reshufle kabinet.

Jenis – Jenis Administrasi dan Pengelompokkan Administrasi

SMK IPTEK JAKARTA

Oleh Yati Octavia S.Pd

A. Jenis – jenis administrasi

1. Administrasi Perkantoran (Publik)

adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.

2. Administrasi Negara

merupakan suatu bahasaan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif dan eksekutif serta hal-hal yang berkaitan dengan publik yang meliputi kebijakan publik, tujuan negara dan etika yang mengatur penyelenggara negara.

3. Administrasi Niaga

administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang bersifat keniagaan (business objective), dalam pengertian ini, administrasi niaga tersebut dijalnkan oleh setiap manager dalam suatu organisasi niaga.

4. Administrasi Pembangunan

merupakan proses pengendalian usaha (administrasi) oleh negara/pemerintah untuk merealisasikan pertumbuhan yang direncanakan ke arah suatu keadaan yang dianggap lebih baik dan kemajuan di dalam berbagai aspek kehidupan bangsa.

5. Administrasi Kepndudukan

Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penertiban dokumen dan data kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, Pengelolaan Informasi penduduk serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan Pembangunan di bidang sektor yang lain. 

6. Administrasi Keuangan

adalah pengelolaan yang meliputi segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dan pencapaian tujuan sebuah organisasi perusahaan. Pada akhirnya, administrasi keuangan akan berkaitan erat dengan laporan keuangan.

7. Administrasi Pendidikan

merupakan proses keseluruhan dan kegiatan-kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh semua pihak yang ada sangkut pautnya dengan tugas-tugas pendidikan. Bahwa administrasi pendidikan itu mencakup kegiatan-kegiatan yang luas yang meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan yang diselenggarakan di sekolah-sekolah.

B. Pengelompokkan administrasi

Pengelompokan Ilmu Administrasi terdiri atas :

a.    Pengelompokan yang bersifat administrasi umum

b.    Pengelompokan di bidang pembangunan

c.    Pengelompokan yang bersifat sectoral

d.   Pengelompokan pelayanan administrative

Pengelompokan pelayanan administrative dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor (Perkantoran) atau Manajemen Kantor. Administrasi Kantor (Perkantoran) biasanya disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan administratif, berupa urusan Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern (internal services).

C. Jenis Kerja Administrasi

1. Akuntansi / Keuangan

Salah satu kerja administrasi adalah pembukuan atau lebih populer disebut akuntansi. Pengertian kerja akuntansi adalah kegiatan pencatatan transaksi keuangan, dan pemasukan perusahaan. Setiap institusi pemerintah, perusahaan maupun organisasi non profit harus menyelenggarakan kegiatan akutansi.

Fungsi akutansi adalah guna mengetahui keadaan keuangan perusahaan apakah surplus atau defisit.

2. Laporan Penjualan

Laporan penjualan merupakan salah satu tugas administrasi pada bagian pemasaran. Laporan penjualan dilakukan secara berkala, seperti seminggu sekali, atau sebulan sekali. Laporan ini diserahkan kepada manager pemasaran. Laporan dibuat bertujuan untuk mengetahui seberapa banyak barang dijual ke pasaran. Ini sangat berkaitan dengan jumlah stok barang maupun rencana pemasaran.

3. Inventori

Salah satu jenis kerja administrasi adalah inventori, devisi ini yang bertanggungjawab membuat laporan stock barang yang tersedia di gudang maupun yang sedang di pasarkan. Inventori harus mengerti bagaimana mengatur sirkulasi produk kapan disimpan dan kapan yang dikeluarkan.

Jadi setiap barang yang keluar dan barang masuk harus dicatat dalam buku. Pada akhir bulan, inventoris harus menghitung ulang sisa stock yang ada di gudang dan kemudian dibuat laporannya. Itulah gambaran bagaimana kerja inventoris yang bertanggung jawab mengelola stock produk di gudang.

4. Rekam Medis

Rekam medis merupakan salah satu kegiatan administrasi yang ruang lingkupnya berada di rumah sakit, maupun klinik kesehatan.

Fungsi rekam medis adalah mencatat riwayat penyakit pasien kedalam sebuah lembar laporan, dan mencatat riwayat pengobatan pasien untuk rawat inap maupun rawat jalan. Tujuan rekam medis adalah sebagai pertimbangan untuk tindakan medis, menentukan cara pengobatan dan masih banyak lagi. Rekam medis merupakan standar baku administrasi rumah sakit, dokter praktek maupun klinik pengobatan.